1-    جلسات گروهی : تعداد زیادی از کارهای یک سازمان از طریق کنشهای متقابل صورت میگیرد و این مسئله در روابط عمومی مصداق بیشتری دارد حرف و نحوه کار جلسات است ممکن است با توجه به اندازه تعداد شرکت کنندگان ، با نیان جلسه و موضوعاتی که قرار است در آن مطرح شود تفاوت کند اما همگی از قواعد اصولی معیین که در این زمینه وجود دارد پیروی میکند. اگر شما در موقعیتی هستید که باید یک جلسه را اداره کنید ناگزیر باید دستور جسه برای آن فراهم نمائید . این دستور کار همراه با مکان و زمان تشکیل جلسه باید در یک فاصله زمانی قابل قبولی برای شرکت کنندگان از پیش ارسال شود در طول جلسه شاید لازم باشد که جریان گفتگوها و مباحثات را در مسیر مناسبی هدایت کنیم تا در زمان معیین همه دستور جلسه مورد بحث قرار گیرد . در جلسه ای که نتایج مباحثات ارزشی این را دارد که به ثبت برسد باید یک نفر به عنوان منشی تعیین شود تا نظرات و پیشنهاداهای مورد توافق و حمایت در جلسه به روشنی در سند نهایی ثبت شود .

2-    تلفن : یکی دیگر از وسایل ارتباطی تلفن است که سرعت و در دسترس بودن از امتیازات آن در ارتباط درون سازمانی است این وسیله برای گفتگو پیرامون موضوعات پیچیده و دشوار مناسب نیست .

3-     ارتباط نوشتاری یا یاداشت : مبادله یاداشت میان سازمانها و ادارات مختلف از رایج ترین روشهایی است که مورد استفاده قرار میگیرد.                1-  از جملات کوتاه و ساده استفاده کنید بهتر است به جای استفاده از جملات بلند دو جمله ساده و کوتاه بکار ببریم .

2-     بجای اینکه جملات طولانی را پشت سر هم ردیف کنیم آنها را فشرده یا شماره بندی شده یا فهرست وار بیاوریم .

3-     موقعی که برای مقام بالاتر یاداشت داخلی مینویسیم از لحن عامرانه استفاده نکنیم بکوشید لحنی مودبانه و پیشنهادی داشته باشیم .

4-     هنگامی که برای مدیران خود یاداشت می فرستید سلسله مراتب اداری سازمان را رعایت کنید .

5-     با استفاده از مثالها سعی کنید هدفهای کلی را به اثبات برسانید .

6-     اگر تقاضایی را مطرح میکنید با ذکر دلیل یا دلایلی برحق بودن آن را به اثبات برسانید .

7-     جزئیات اقدام بعدی را مشخص کنید و مسئولیت انجام آنرا تا حد ممکن عهده دار شوید .

8-     از دایره فکری که در یاداشت مطرح میکنید خارج نشوید و از طرح اطلاعات اضافی و بی ربط خوداری کنید .

وظایف روابط عمومی : 1- شناخت سازمان    2-  شناخت محیط     3- شناساندن سازمان

1-    شناخت سازمان : یکی از وظایف خطیر روابط عمومی شناخت دقیق تشکیلات سازمان ، عملکرد و اهداف آنها و آشنایی با نقاط مثبت و منفی است تنها با شناخت عینی میتوان تصویری روشن و زیبا از عملکرد سازمان در ذهن مخاطبان ایجاد کرد از سوی دیگر یک برنامه ریزی موفق برای روابط عمومی شناخت سازمان است و این شناخت باید به مخاطبان از جمله مدیران ، دست اندرکاران ، کارکنان درون سازمان و یا گروههای خارج سازمان که به نحوی با سازمان در ارتباط هستند از طریقی ارتباط سازنده ایجاد کنند .

2-    شناخت محیط : یکی از وظایف روابط عمومی شناخت افکار عمومی است باید مرزهای میان سازمان و مردم را برداشت شفاف کردن سازمان و سیاستهای آن و دو سویه کردن ارتباط آن با مردم از وظایف روابط عمومی است . روابط عمومی ها باید در پی ایجاد یک رابطه سالم براساس تفاهم و اعتماد متقابل برای دستیابی مردم و جامعه به حقیقت باشد در غیر اینصورت اعتماد مردم صلب میشود . از آنجا که گروههای داخلی و خارجی سازمان بر همه جنبه های روابط عمومی تاثیر میگذارند میتوان آنها را مهمترین منبع اطلاعاتی در مرحله تحقیق و برنامه ریزی بشمار آورد علاوه بر مشاهدات تجربیات شخصی و ارتباطات چهره به چهره تحقیقات نظر سنجی یکی از کاملترین و اصولی ترین روشهای آگاهی از نیازها ، تمایلات و گرایشهای جامعه است . بخش افکار عمومی میتواند وسیله کسب اطلاعات و در نتیجه آگاهی بیشتر مدیران باشد با نظر سنجی میتوان نقاط قوت را افزایش داد با تحقیق میتوان مشکلات کوچک را قبل از اینکه کنترل آن از توان روابط عمومی و سازمان خارج شود آن را شناسایی و برطرف نمایند .    ( مثل تحسن ها و اعتصاب ها ) .